Офисный переезд 22.12.2019

Планировать переезд в другой офис лучше за полтора месяца.  Организовать его можно и в срочном порядке – всего за пару недель, но в этом случае есть риск не успеть подготовить всё, что нужно. К моменту транспортировки вещей в новом офисе уже должны быть решены все юридические вопросы купли или аренды помещения.

Этап подготовки офисного переезда

Первый пункт в плане – изучение нового офиса. Здесь важно:

  • Сообщить заранее сотрудникам новый адрес. Если возможно – пригласить на экскурсию до первого рабочего дня. Это поможет людям морально подготовиться к нему.
  • Опубликовать объявление для партнеров и клиентов об изменении адреса. Заранее уладить вопросы, связанные с прошлыми договоренностями о встречах.
  • Составить план расстановки рабочих мест и мебели с учетом её габаритов.
  • Заказать упаковочные материалы, выбрать сервис транспортировки и дату, составить план переезда, уточнить у сотрудников, хотят ли они упаковать свои личные вещи сами.

Отдельно нужно подумать о понятной маркировке коробок. Общая система поможет после переезда быстро найти, где находятся документы, а где – кулеры. Для маркировки личных вещей можно использовать ФИО владельца, этаж, кабинет и номер рабочего места.

Также важно проверить, чтобы в новом офисе были подключены электричество и коммуникации.

Составление графика офисного переезда

Перед началом перевозки вещей составляется план всех этапов с указанием даты и времени приезда грузчиков. В план можно вписать: упаковку, сборка мебели, погрузку, выгрузка, уборку. Желательно предусмотреть время на форс-мажоры.

Важно на данном этапе правильно рассчитать время перевозки, чтобы не попасть в пробки. Лучше всего использовать вечер или ночь, но стоимость такой услуги может быть выше стандартной.

Организация действий по переезду на новый офис

Чтобы организовать переезд можно назначить координаторов. В их задачи будет входить следить за выполнением графика, переговоры с грузчиками, инвентаризация. К ним также смогут обращаться с вопросами сотрудники.

Необходимо составить очередь распаковки вещей и подключения техники. Чем больше времени требуется на сборку отдела, тем раньше в очереди его следует поставить.

Завершающий этап офисного переезда

Перед началом работы нужно подключить интернет, телефон, другую технику. Если все предыдущие этапы были организованы правильно, то и с этим проблем не возникнет.

Уборку на новом месте работы можно начинать только после того, как все вещи перевезены, установлены и пересчитаны. После уборки сотрудники могут начинать работу. Если правильно спланировать все этапы, то процесс переезда около 50 рабочих мест займет максимум до двух дней.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.