Планировать переезд в другой офис лучше за полтора месяца. Организовать его можно и в срочном порядке – всего за пару недель, но в этом случае есть риск не успеть подготовить всё, что нужно. К моменту транспортировки вещей в новом офисе уже должны быть решены все юридические вопросы купли или аренды помещения.
Этап подготовки офисного переезда
Первый пункт в плане – изучение нового офиса. Здесь важно:
- Сообщить заранее сотрудникам новый адрес. Если возможно – пригласить на экскурсию до первого рабочего дня. Это поможет людям морально подготовиться к нему.
- Опубликовать объявление для партнеров и клиентов об изменении адреса. Заранее уладить вопросы, связанные с прошлыми договоренностями о встречах.
- Составить план расстановки рабочих мест и мебели с учетом её габаритов.
- Заказать упаковочные материалы, выбрать сервис транспортировки и дату, составить план переезда, уточнить у сотрудников, хотят ли они упаковать свои личные вещи сами.
Отдельно нужно подумать о понятной маркировке коробок. Общая система поможет после переезда быстро найти, где находятся документы, а где – кулеры. Для маркировки личных вещей можно использовать ФИО владельца, этаж, кабинет и номер рабочего места.
Также важно проверить, чтобы в новом офисе были подключены электричество и коммуникации.
Составление графика офисного переезда
Перед началом перевозки вещей составляется план всех этапов с указанием даты и времени приезда грузчиков. В план можно вписать: упаковку, сборка мебели, погрузку, выгрузка, уборку. Желательно предусмотреть время на форс-мажоры.
Важно на данном этапе правильно рассчитать время перевозки, чтобы не попасть в пробки. Лучше всего использовать вечер или ночь, но стоимость такой услуги может быть выше стандартной.
Организация действий по переезду на новый офис
Чтобы организовать переезд можно назначить координаторов. В их задачи будет входить следить за выполнением графика, переговоры с грузчиками, инвентаризация. К ним также смогут обращаться с вопросами сотрудники.
Необходимо составить очередь распаковки вещей и подключения техники. Чем больше времени требуется на сборку отдела, тем раньше в очереди его следует поставить.
Завершающий этап офисного переезда
Перед началом работы нужно подключить интернет, телефон, другую технику. Если все предыдущие этапы были организованы правильно, то и с этим проблем не возникнет.
Уборку на новом месте работы можно начинать только после того, как все вещи перевезены, установлены и пересчитаны. После уборки сотрудники могут начинать работу. Если правильно спланировать все этапы, то процесс переезда около 50 рабочих мест займет максимум до двух дней.
