Процесс переезда офиса, вне зависимости от его причин, должен быть хорошо организован и спланирован для экономии сил и времени. Причины переезда бывают разными: расширение или сокращение штата офисных сотрудников, перемены обстоятельств или просто желание сменить обстановку.
Начало большого пути
Есть несколько вариантов организации переезда офиса в самые короткие сроки. Первый — мувинговая компания. Он особенно удобен (а иногда единственно возможен) для крупных организаций с большим количеством сотрудников. Небольшие организации вполне могут управиться без посторонней помощи, силами самих сотрудников. В этом есть и позитивный эффект: такая совместная деятельность сплочает коллектив и помогает сотрудникам отвлечься от привычной рутины.
В таком комплексном процессе, как переезд, очень важна организация: распределение обязанностей и контроль за их исполнением. Следить за процессом переезда должны иниацитивные сотрудники, отобранные из каждого раздела.
Переезд офиса начинают с уборки: ревизии накопленных бумаг и вещей, утилизации всего ненужного и лишнего. Закончив с этим, приступают к самой ответственной части — упаковке вещей. Технику отключают от сети, документы собирают и рассортировывают. В картонные коробки для техники кладут пенопласт в виде шариков, чтобы защитить имущество от вибрации и ударов. Вещи упаковывают по отдельности, канцелярию и бумаги складывают отдельно. На каждой коробке указывается ее содержимое, чтобы предотвратить путаницу и суматоху при распаковке. Важные бумаги желательно доверить конкретному человеку за несколько дней до отъезда.
Основной этап
Самое сложное в переезде офиса — транспортировка мебели. Многие предметы мебели можно разобрать на части, чтобы ее было проще перевезти на другое место (лучше доверить эту работу приглашенным профессионалам). Если вы поставили перед собой задачу перевезти мебель, не разбирая, или если у вас есть неразборная мебель, постарайтесь сделать ее как можно менее тяжелой: вытащите выдвижные ящики, снимите зеркала. Все подвижные элементы во избежание травматизма или поломок лучше закрепить, обмотав изолентой или скотчем, декор обложить упругим картоном.
Заключение
После того, как все имеющиеся вещи скомпонованы и надежно упакованы, организатору переезда следует разбить сотрудников на несколько групп, каждая из которых будет выполнять свою задачу: первая — выносить вещи из офиса наружу, вторая — встречать транспорт для перевозки вещей и погружать в него упакованные предметы, третья — встречать грузы рядом с новым офисом и разбираться с ними.
Чтобы переезд прошел без сучка и задоринки, руководителю желательно составить подробный алгоритм переезда, от первых до последних шагов. Никто не справится с этой задачей лучше профессионального мувингового агентства. Обратившись в специализированное агентство, вы получите услуги опытных профессионалов, которые возьмут всю скучную и сложную работу на себя и организуют переезд с минимальными потерями для бизнеса.
